Belegaufbewahrung – was Sie entsorgen dürfen und was nur unter Vorbehalt

Im Laufe eines Jahres fallen zahlreiche Belege an, die entsprechenden Platz benötigen. Durch eine gut strukturierte Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Belegen und Geschäftspapieren können anfallende Lagerkosten jedoch optimiert werden. 

Generell
Aus steuerlicher Sicht sind Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Daher endete am 31.12.2015 die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen und Belege des Jahres 2008. Auch nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) sind Unterlagen (wie im Steuerrecht) über einen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren.

Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel
Eine mit 10. Jänner 2012 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31. Dezember 2019 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2020 darf man die das Jahr 2012 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen vernichten. 

Bevor Sie diese Unterlagen tatsächlich „entsorgen“ können, sollten Sie einige Punkte beachten.

Elektronische Belegaufbewahrung
Die Buchhaltungsunterlagen können auch elektronisch archiviert werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe.

Anhängige Verfahren
Sind Ihre Bücher, Aufzeichnungen und Belege in einem anhängigen Verfahren,

• das – die Abgabenerhebung (wie z.B. Beschwerdeverfahren oder auch Betriebsprüfungen) oder
• ein gerichtliches oder behördliches Verfahren betrifft, in dem der Unternehmer Parteistellung hat,

von Bedeutung, verlängert sich für diese Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss dieses Verfahrens.

Umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist – Grundstücke
Für Unterlagen, die Grundstücke betreffen, normiert das Umsatzsteuergesetz spezielle Aufbewahrungsfristen. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 23 Jahre lang aufzubewahren. Wenn die Grundstücke nicht in den Anwendungsbereich des 1. Stabilitätsgesetzes 2012 fallen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 12 bzw. 23 Jahren.

Was Sie niemals vernichten sollten
Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung z.B. in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums-, oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden.