Das Fahrtenbuch – eine „Never Ending Story“

Wir informieren Sie nachfolgend über ein ganz spezielles Thema und „heißes Eisen“ – das Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch wird immer öfter zu einem Dreh- und Angelpunkt bei einer Betriebsprüfung oder bei einer gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA).

Was ist die Rechtsgrundlage für das Fahrtenbuch und wozu dient es?
Ein Fahrtenbuch hat den primären Zweck, die beruflich und privat getätigten Fahrten mit dem Kfz zu dokumentieren. Das Fahrtenbuch ist zu führen, um:

• zum einen, die notwendigen Aufzeichnungen zur Arbeitszeit zu dokumentieren, geregelt im Arbeitszeitgesetz (AZG) (dazu gibt es auch noch eine eigene Fahrtenbuchverordnung aus dem Jahr 1975) und
• zum anderen, die Frage der steuerlichen Behandlung zu klären

Wer hat das Fahrtenbuch zu führen? Wer trägt die Verantwortung?
Das Fahrtenbuch ist verpflichtend vom Lenker zu führen. Das ausgefüllte Fahrtenbuch ist vom Lenker zu unterfertigen. Zu den Pflichten des Dienstgebers gehört es, jedem Lenker ein persönliches Fahrtenbuch mit Anleitung auszuhändigen (Achtung: schriftliche Dokumentation erforderlich!). Darüber hinaus ist das ordnungsgemäße Führen dieser regelmäßig zu kontrollieren. Auch wenn die Eintragungen vom Lenker durchzuführen sind, bleibt der Dienstgeber für die Führung verantwortlich.

Wird z.B. kein Fahrtenbuch geführt, trägt der Dienstgeber die negativen steuerlichen Konsequenzen. Dies können Lohnsteuern bzw. Lohnnebenkosten sein, aber auch eventuelle finanzstrafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung und den Dienstgeber als Rechtsträger (nach dem Verbandsverantwortlichengesetz).

Unser ARTUS-Tipp
Regelmäßige Stichprobenkontrollen der Fahrtenbücher durch die Geschäftsführung

• erhöhen das Verantwortungsbewusstsein bei den Lenkern
• reduzieren das Risiko, sich als Geschäftsführer einem finanzstrafrechtlichen Verfahren aussetzen zu müssen. Dazu ist klarerweise eine Dokumentation erforderlich.

Was passiert bei Mängeln des Fahrtenbuchs?
Mit den abgabefreien Kilometergeldern können Sie beträchtlich Steuern ersparen. Das Fahrtenbuch spielt dabei eine entscheidende Rolle beim Nachweis von Fahrtkostenansprüchen bzw. bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Gebietskrankenkasse.

Wenn allerdings im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer GPLA Fahrtenbücher angefordert werden und diese Aufzeichnungen mangelhaft sind, so kann dies dazu führen, dass das Fahrtenbuch als Beweisdokument nicht anerkannt wird. Dies bedeutet dann meistens den Verlust der Steuerbegünstigung und somit Nachverrechnung der Steuern (mit Säumniszuschlägen).

Wie können Sie den Verlust der Steuerbegünstigung vermeiden?
Grundsatz: Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch!
Die Führung des Fahrtenbuchs hat einwandfrei, vollständig und zeitnah zu erfolgen. Eine Sammlung von einzelnen Notizzetteln wird nicht akzeptiert. Auch bei elektronisch geführten Fahrtenbüchern gelten strenge formelle Anforderungen (jede nachträgliche Änderung muss dokumentiert werden). Aus diesem Grund ist nach Ansicht der Finanzverwaltung ein in Excel geführtes Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß (aufgrund der Möglichkeit von nachträglichen Änderungen).

Das Fahrtenbuch sollte allgemein Angaben wie

• Name und Adresse des Lenkers und
• Daten zum benutzten Kfz (Marke, behördliches Kennzeichen)
  enthalten.

Darüber hinaus sind folgende Dokumentationen zu führen (Beispiel):

Unser ARTUS-Tipp
Im Buchhandel bzw. bei den Autofahrerclubs gibt es vorgefertigte Fahrtenbücher (auch als App fürs Smartphone)!

Wir hoffen, wir konnten Ihnen hiermit einen hilfreichen Überblick zum Thema Fahrtenbuch geben. Sollten Sie noch Fragen haben, so stehen wir Ihnen gerne unterstützend und beratend zur Seite (info@artus.at)!