Elektronische Rechnungen an Bund – ab 1.1.2014 verpflichtend

Ab 1.1.2014 sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen zur Ausstellung und Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen (e-Rechnungen) verpflichtet.

Die Rechnungen an Bundesdienststellen müssen dann in einem strukturierten Format („ebInterface“ oder PEPPOL) entweder über das USP (Unternehmensserviceportal) oder über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur (Pan European Public ProcurementOnLine) elektronisch eingebracht werden.

Um den Service des USP zu nutzen, hat eine Registrierung zu erfolgen (beispielsweise mittels den FinanzOnline Zugangsdaten).

Danach kann die e-Rechnung auf drei Arten übermittelt werden:

Manuelle Eingabe im Onlineformular
Upload von Rechnungen in einem strukturierten Format (XML Datei)
Übermittlung von Rechnungen via Webservice.

Technische Voraussetzungen:

Für die Erfassung im Onlineformular ist keine besondere Software erforderlich. Für den Upload wird eine XML Datei benötigt. Dies kann zB mittels der Finanzbuchführungs-Software, die die entsprechende Funktion enthält, oder mit Hilfe eines von der Wirtschaftskammer zur Verfügung gestellten Word-Plugins erreicht werden. Damit können Rechnungen in Word erfasst und als XML abgespeichert werden.

Das PEPPOL-Format kann sowohl im grenzüberschreitenden als auch im nationalen Rechnungsverkehr für e-Rechnungen verwendet werden.

E-Rechnungen haben folgende Rechnungsmerkmale zu enthalten:

Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID Nummer, Kontaktdaten)
Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter)
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Lieferantennummer unter der der Vertragspartner bei der Bundesdienststelle geführt wird (aus der Beauftragung)
Auftragsreferenz (aus der Beauftragung)
Bankverbindung (IBAN, BIC)
Bestellpositionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben)
Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis)
Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)

Die elektronisch eingereichte Rechnung wird zuerst auf formale Fehler geprüft und anschließend an die zuständige Dienststelle weitergeleitet. Als Bestätigung der Einbringung ergeht eine Rechnungskopie im PDF-Format per E-Mail an den Absender. Sollte es Probleme oder Fehler mit der Rechnung geben, wird vom System eine entsprechende Rückmeldung gegeben.

Weiterführende Informationen: