30. August 2011 Aufgrund der stetig steigenden Spritpreise stehen immer mehr Arbeitgeber vor der Entscheidung, einen Teil der Benzinkosten ihrer Mitarbeiter zu übernehmen. Vor einer vorschnellen Gewährung von Fahrtkostenzuschüssen sollten jedoch die weitreichenden rechtlichen Konsequenzen bedacht werden.
Fahrten zwischen Wohn- und Dienstort sind grundsätzlich keine Dienstreisen, sondern fallen in die Sphäre des Arbeitnehmers. Die Kosten dafür sind von diesem selbst zu tragen. Sie werden allerdings insofern berücksichtigt, als sie die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer, in Form des Verkehrsabsetzbetrages bzw. des Pendlerpauschales, reduzieren.
Außerdem existieren sozialversicherungsfreie Bezüge. Von der Beitragspflicht ausgenommen ist allerdings nur der Ersatz der tatsächlichen Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, wenn der Dienstnehmer ein Massenbeförderungsmittel nutzt. Fahrten mit dem Privat-Pkw können zwar ebenfalls als beitragsfrei qualifiziert werden, allerdings nur bis zur Höhe der fiktiven Kosten eines für diese Fahrten benutzbaren, aber tatsächlich nicht herangezogenen Massenbeförderungsmittels.
Der teilweise oder gänzliche Fahrtkostenersatz stellt keinen Entgeltbestandteil dar, sondern eine Aufwandsentschädigung und ist daher nicht Bemessungsgrundlage von Sonderzahlungen, der Abfertigung alt und Beiträgen zur Mitarbeitervorsorgekasse (Abfertigung neu).
Während eines Krankenstandes bzw. Urlaubs haben Arbeitnehmer, mangels aktiver Arbeitsleistung, keinen Anspruch auf Weitergewährung eines Fahrtkostenersatzes. Anders zu bewerten wäre die Situation, in der dem Arbeitnehmer ein Firmen-Pkw zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird, weil es sich hier um einen Sachbezug mit Entgeltcharakter handelt. Dieser wird dem Dienstnehmer auch bei inaktiver Arbeitsleistung gewährt.
Durch die wiederholte vorbehaltlose Auszahlung von Fahrtkostenzuschüssen entsteht ein gewohnheitsrechtlicher Anspruch des Mitarbeiters darauf. Ein gewährter Fahrtkostenersatz kann dann nur bei vereinbartem Widerrufsvorbehalt wieder entzogen werden.
