Geschäftsführung haftbar bei fehlender interner Kontrolle

Mit dieser Tatsache, dass die Geschäftsführung bei fehlender interner Kontrolle haftbar ist, sah sich ein Geschäftsführer einer GmbH konfrontiert, als er für das Fehlverhalten seiner Buchhalterin wegen Missachtung seiner Kontroll- und Geschäftsführerpflichten zu Schadenersatzleistungen durch die Entscheidung des OGH (OGH 9 ObA 136/19v vom 26.8.2020) verurteilt wurde.

Geschäftsführer haben dafür zu sorgen, dass ein internes Kontrollsystem (IKS) und damit insbesondere ein 4-Augen-Prinzip eingerichtet ist. Ist dieses IKS nicht funktionsfähig und missachtet der Geschäftsführer diese Verpflichtung, so ist dieser für allfällige Schäden ggf verantwortlich und haftbar.

Was ist passiert?
Ausgangslage war, dass die Buchhalterin der GmbH Geld veruntreut hatte, indem sie Geld aus der Handkasse entnommen hatte sowie Überweisungen auf ihr eigenes Konto durchführte. Dies war möglich, da der Geschäftsführer, anders als in der Konzernrichtlinie der Alleingesellschafterin vorgesehen, kein 4-Augen-Prinzip, vor allem beim Zahlungsverkehr, durchführte, daher blieben diese dolosen Überweisungen von ihm unbemerkt. Der Jahresabschlussprüfer stellte fest, dass die Buchhaltung und Zahlungsverkehr nicht ordnungsgemäß organisiert waren und der Geschäftsführer veranlasste eine Nachschulung, unterließ jedoch eine Änderung in der Organisation und des Internen Kontrollsystems. Nach Feststellungen der Innenrevision führte dies zu Entlastung des Geschäftsführers.

In weiterer Folge wurde Schadenersatz beim Geschäftsführer durch die Alleingesellschafterin der GmbH geltend gemacht. Gestützt wurde dies durch das GmbH-Gesetz (§ 22 Abs 1 GmbHG), welches ein „den Anforderungen des Unternehmens entsprechendes Internes Kontrollsystem“ (IKS) verlangt. Dabei gelangte der OGH zu der Erkenntnis, dass es irrelevant sei, ob ein neues oder bereits vorhandenes internes Kontrollsystem verwendet wird. Es muss jedoch regelmäßig evaluiert werden und den Ansprüchen des Unternehmens entsprechen. Vor allem ein 4-Augen-Prinzip muss durchgängig gewährleistet sein.

Des Weiteren präzisierte der OGH, dass es sich bei der fünfjährigen Verjährungsfrist der Ansprüche an den Geschäftsführer für den Verfall etwaiger offener Ansprüche um eine gesetzlich zwingende Regelung handelt und diese daher vertraglich, zumindest nicht im Vorhinein, beschränkt werden kann. Ebenso wenig verhindert die erfolgte Entlastung des Geschäftsführers das Geltendmachen von Schadenersatz-Ansprüchen.

Was ist nun ein Internes Kontrollsystem (IKS)?
Ein Internes Kontrollsystem ist ein System, das mithilfe von organisatorischen Maßnahmen und Verfahren die Unternehmensaktivitäten steuert und kontrolliert. Es dient der Sicherung des Vermögens der Gesellschaft, der Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Genauigkeit der internen und externen Rechnungslegung und der Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der vorgeschriebenen Unternehmensrichtlinien.

Empfehlungen für Geschäftsführer
Um das Gesellschaftsvermögen zu sichern, empfiehlt es sich nur bestimmten Personen, unter Berücksichtigung ihrer Eignung und Qualifikation, den Zugriff auf das Gesellschaftsvermögen zu gewähren. Dies bedeutet, dass ua Zeichnungsberechtigungen auf Bankkonten, Erteilung von Prokura und Handlungsvollmachten und Zutrittsberechtigungen mit Bedacht vergeben werden sollten.

Die Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Genauigkeit der internen und externen Rechnungslegung erfolgt vor allem durch Funktionstrennung. Dabei ist gemeint, dass anordnende, ausführende und überwachende Tätigkeiten nicht in einer Person vereint werden sollen, sondern die Funktionen sollen durch unterschiedliche Personen wahrgenommen werden.

Damit sichergestellt wird, dass die gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften eingehalten werden, ist ein ständiges Monitoring und Adaptierung der Unternehmensabläufe erforderlich.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass abgesehen der gesetzlichen Erfordernisse, die Etablierung und Evaluierung eines adäquaten internen Kontrollsystems für Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – von erheblicher Bedeutung ist.

Gerne stehen wir Ihnen bei einer Evaluierung Ihres internen Kontrollsystems zur Verfügung (info@artus.at).