Neuer europaweiter SEPA-Zahlungsverkehr ab dem 1. Februar 2014

Ab dem 1. Februar 2014 gibt es für Konsumenten und Unternehmen durch die Einführung des europaweiten Überweisungs- und Lastschriftverfahrens SEPA wichtige Änderungen im Zahlungsverkehr. SEPA bedeutet „Single Euro Payments Area“ und steht für einen einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum für alle nationalen und internationalen Transaktionen ausgeführt in Euro. In erster Linie umfasst SEPA alle 27 EU-Mitgliedstaaten plus Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco und die Schweiz.

Konkret bedeutet dies, dass ab dem 1. Februar 2014 Kontonummer und Bankleitzahl von der internationalen Kontonummer IBAN und zugehöriger internationaler Bankleitzahl BIC ersetzt werden und nicht mehr zu benützen sind. Für Zahlungen innerhalb Österreichs ist bereits jetzt die Angabe des BIC optional, ab 2016 wird europaweit nur mehr die IBAN benötigt. Durch diese Umstellung ist es vor allem für Unternehmer wichtig, rechtzeitig alle notwendigen Maßnahmen zu setzen, sonst könnte dies etwa Liquiditätsengpässe, nicht fristgerechte Zahlungen von Verbindlichkeiten und offene Gehaltszahlungen zur Folge haben.

Vorteile aus dem einheitlichen Zahlungsraum ergeben sich etwa dadurch, dass alle Zahlungen innerhalb Europas wie Inlandszahlungen behandelt werden, bei Überweisungen das Geld am Überweisungstag beim Empfänger einlangt, grenzüberschreitende Lastschriften möglich sind und ein verbesserter Schutz vor unberechtigten Kontobelastungen durch europaweit einheitliche Sicherheitsstandards besteht.

Grundsätzlich lässt sich das SEPA-System in SEPA-Überweisungen und die SEPA-Lastschrifteinrichtung einteilen.

Zahlung mittels SEPA-Überweisungen:

Die bisherigen klassischen Zahlscheine werden von der SEPA-Zahlungsanweisung abgelöst und können nach dem 31. Jänner 2014 ausnahmslos nicht mehr benutzt werden. Die SEPA-Zahlungsanweisung kann sowohl für inländische als auch für grenzüberschreitende Zahlungen verwendet werden. Anzugeben sind BIC und IBAN, der Text im Feld Verwendungszweck wird nur an den Empfänger weitergeleitet, wenn das Feld Zahlungsreferenz leer bleibt.

Sollten Sie für Ihr Unternehmen Überweisungen aus einer Finanzbuchhaltungssoftware tätigen, ist zu beachten, dass bei diesen Überweisungen in ganz Europa nur mehr die Datenübertragung im Format der Programmiersprache XML zulässig ist. Daher empfiehlt es sich, mit dem Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware abzuklären, ob Ihre Software das XML-Format unterstützt.

Bei der Überweisung via Onlinebanking ist grundsätzlich keine Umstellung auf XML-Format notwendig. Mit der Hausbank sollte abgeklärt werden, ob eventuell Updates auf eine aktuellere Version des Onlinebankings vorgenommen werden müssen. Sicherzustellen ist auch, dass in allen Überweisungsvorlagen zu Zahlungen IBAN und BIC des Empfängers hinterlegt sind. Auch hier ist zu beachten, dass der Text im Feld Verwendungszweck nicht an den Empfänger weitergeleitet wird, wenn eine Zahlungsreferenz angegeben ist.

Zahlung mittels SEPA-Lastschrifteinrichtung:

Generell ist zur SEPA-Lastschrifteinrichtung zu sagen, dass sie die Einrichtung grenzüberschreitender Einziehungsaufträge und Lastschriftverfahren ermöglicht. Hierbei wird zwischen der SEPA- Basislastschrift (Direct Debit CORE) mit Konsumenten (entspricht dem bisherigen Einziehungsauftrag) und der SEPA-Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) unterschieden (entspricht dem bisherigen Lastschriftverfahren).

Wichtig ist, dass für den zahlungsempfangenden Unternehmer immer eine Creditor-ID (Gläubiger-Identifikationsnummer) benötigt wird. Die Creditor-ID ist Bestandteil der Kundenvereinbarung (Mandat) über die Einreichung von SEPA-Lastschriften. Die Creditor-ID wird für Unternehmen auf Wunsch von der Hausbank bei der Österreichischen Nationalbank beantragt, dies ist kostenpflichtig.

Des Weiteren muss der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger schriftlich ein unterfertigtes Mandat ausstellen, das zum Einzug berechtigt. Diese Kundenvereinbarung muss gewisse Formvorschriften erfüllen und verfällt, wenn sie 36 Monate nicht genutzt wird.

Die Creditor-ID und die Mandatsreferenz müssen bei jeder Lastschrifteinreichung mitgeschickt werden, daher sind sie im Onlinebanking-System einmalig bei jedem Datensatz einzupflegen.

Für bestehende Einzugsermächtigungen mit Konsumenten (SEPA Direct Debit CORE) gilt, dass diese grundsätzlich aufrecht bleiben, für diese Einzugsermächtigungen müssen keine neuen Vereinbarungen (Mandate) eingeholt werden. Allerdings muss der Zahlungspflichtige über die Umstellung auf SEPA Direct Debit CORE schriftlich informiert werden. Bei Nutzung der SEPA-Basislastschrift ist der Konsument verpflichtend 14 Tage vor der Fälligkeit der Zahlung über Höhe und Abbuchungsdatum zu informieren. Es bestehen eine Einspruchsfrist von 8 Wochen bei gültigen Mandaten und eine Frist von 13 Monaten nach Mandaterstbestreitung seitens des Konsumenten.

Bei Lastschriftverfahren zwischen Unternehmen kann sowohl das Firmenlastschriftverfahren SEPA Direct Debit B2B als auch das SEPA-Basislastschriftverfahren verwendet werden. Um dieses Verfahren zu nutzen, ist zwingend ein neues Mandat in dreifacher Ausführung auch von bereits bestehenden Zahlungspflichtigen zu unterzeichnen. Bei SEPA Direct Debit B2B gibt es keine Einspruchsmöglichkeit bei gültigen Mandaten, 13 Monate Einspruchsfrist bestehen allerdings auch hier nach Mandaterstbestreitungen.

Zur Nutzung eines SEPA-Lastschriftverfahrens muss auf alle Fälle rechtzeitig zwischen Unternehmen und Hausbank eine neue SEPA-Lastschriftvereinbarung vertraglich abgeschlossen werden, wobei das gewünschte Verfahren angegeben werden muss.

Um die Überweisung am Fälligkeitsdatum zu gewährleisten, wurden für SEPA-Lastschriften Einreichfristen bei der Bank eingeführt, diese variieren je nach Lastschriftverfahren und hängen auch davon ab, ob es sich um eine Ersteinreichung oder laufend weitere Durchführung handelt. Bspw. muss die Ersteinreichung einer SEPA-Basislastschrift mindestens 6 Tage vor dem Fälligkeitsdatum geschehen. Bei einer SEPA-Firmenlastschrift muss die Einreichung immer nur 2 Tage vor Fälligkeitsdatum erfolgen. Allerdings muss die Einreichung bis zu einer bestimmten Uhrzeit am Stichtag durchgeführt werden, um die Überweisung am Fälligkeitsdatum zu garantieren, es empfiehlt sich daher mit der Hausbank Rücksprache zu halten.

Damit Ihre Zahlungsein-/ausgänge auch nach dem 1. Februar 2014 reibungslos vonstatten gehen, beachten Sie die folgende Tipps:

Geben Sie Ihren IBAN und BIC an Ihre Kunden bekannt
Stellen Sie sicher, dass Ihnen zur Zahlung Ihrer Verbindlichkeiten IBAN und BIC von Lieferanten, Finanzamt, Krankenkasse, Gemeinde, etc. bekannt sind
Aktualisieren Sie Ihre Stammdaten in der Buchhaltungssoftware, Onlinebanking, etc.
Prüfen Sie die Unterstützung des XML-Formats Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware, falls Sie aus dieser Überweisungen tätigen
Führen Sie Ihren IBAN und BIC auf Ihren Geschäftsunterlagen, Formularen, Briefbögen, Homepage und allen Rechnungen an
Legen Sie Ihren Rechnungen anstatt Zahlschein nur mehr die neue SEPA-Zahlungsanweisung bei
Stellen Sie den Belegdruck auf das Format der neuen SEPA-Zahlungsanweisung um oder bestellen Sie bei Ihrer Druckerei nur noch die neue SEPA-Zahlungsanweisung
Informieren Sie betroffene Mitarbeiter über die neuen Bedingungen
Kündigen Sie unnötige Auslandskonten, diese müssen für grenzüberschreitende SEPA-Überweisungen nicht mehr geführt werden
Fordern Sie eine Creditor-ID bei Ihrer Bank an und schließen Sie eine SEPA-Lastschriftvereinbarung mit der Bank ab, falls Sie Zahlungsempfänger von Lastschriftverfahren sind
Bei Bestehen von Lastschriftverfahren mit Konsumenten informieren Sie diese schriftlich über die Umstellung auf SEPA-Lastschriftverfahren
Kontaktieren Sie auf alle Fälle Ihre Hausbank und erkundigen Sie sich über etwaigen Handlungsbedarf
Erkundigen Sie sich, ob Ihre Hausbank ein IBAN-Konvertierungs-Service anbietet