Registrierkassenpflicht NEU im Lichte des Steuerreformgesetzes 2015/16

Am 7.7.2015 hat der Nationalrat das Steuerreformgesetz 2015/2016 verabschiedet. Auch der Bereich der Aufzeichnung von (Bar-)Umsätzen ist davon betroffen – inwieweit, soll ein nachfolgender Kurzüberblick zeigen:

Welche Bereiche umfasst die „Registrierkassenpflicht“?
Diese betrifft die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und die Belegerteilungspflicht.

1.     Einzelaufzeichnungspflicht
Ab 1.1.2016 müssen Betriebe alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung einzeln erfassen. Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch Zahlung per Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebene Gutscheine, Bons, etc. Dies bedeutet, dass ein Kassasturz, wie ihn derzeit Unternehmen bis € 150.000,– Jahresumsatz machen dürfen, bis auf wenige Ausnahmen (siehe unten) ab kommendem Jahr grundsätzlich nicht mehr erlaubt ist.

2.     Registrierkassenpflicht
Diese besagt, dass Unternehmen ab 1.1.2016 zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) verwenden müssen, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,– und
• die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,– im Jahr überschreiten.

Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.

3.     Belegerteilungsverpflichtung
Des Weiteren besteht für jeden Betrieb ab 1.1.2016 die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.

Bestehen Ausnahmen bzw. Erleichterungen von dieser Verpflichtung?
Der Bundesminister für Finanzen kann für gewisse Unternehmensgruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der  Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und die Belegerteilungsverpflichtung zulassen. Dies ist in folgenden Fällen möglich:

• für Jahresumsätze bis zu € 30.000,–  je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte-Händeregelung),
• für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften,
• für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten,
• Eine Ausnahme nur von der Registrierkassenpflicht für Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme wird hauptsächlich die sogenannten Webshops betreffen.

Zusätzlich sind Erleichterungen auch hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse vorgesehen. Von dieser Ausnahme sind vor allem „mobile Gruppen“ wie mobile Friseure, Masseure, etc. betroffen, die diese Umsätze mittels Paragon aufzeichnen dürfen, einen Beleg erteilen und erst im Nachhinein den Geschäftsfall in der elektronischen Kasse am Betriebsort erfassen dürfen.

Manipulationsschutz – Softwareupdate – Kartenlesegerät
Die Verpflichtung zur Verwendung eines Manipulationsschutzes besteht erst ab dem 1.1.2017. Dabei wird das elektronische Journal digital signiert und gespeichert und ist nachträglich nicht mehr manipulierbar. Die Daten, die auf der Smartcard gespeichert sind, werden nicht automatisch ans Finanzamt weitergeleitet. Nur im Falle einer Betriebsprüfung werden die Daten abgerufen.

Nicht jedes Kassensystem kann aufgerüstet werden. Um über eine gesetzeskonforme Registrierkasse zu verfügen, sind ein Softwareupdate und ein Kartenlesegerät notwendig. Bei Systemen, die nicht älter als fünf Jahre alt sind, ist eine Aufrüstung vermutlich möglich. Hier gilt es noch abzuwarten, welcher Manipulationsschutz beschlossen wird.

Vorteilhaft für den Unternehmer ist, dass der Kassenabschluss schneller geht und Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen werden. Es können rasch die täglichen und monatlichen Losungen ermittelt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung können die Umsätze lückenlos nachgewiesen werden. Dadurch kann die Finanzverwaltung die Höhe der Umsätze nicht mehr ohne Weiteres anzweifeln und Hinzuschätzungen vornehmen. Vorteilhaft ist auch, dass die meisten Systeme auch Erweiterungsmöglichkeiten auf Kundenverwaltung und Warenwirtschaft aufweisen.

Problematisch wird es, wenn in den letzten Jahren nicht alle Umsätze steuerlich angegeben wurden. Kommt es nämlich im Jahr 2016 und danach zu einem sprunghaften Anstieg der Umsätze, so ist mit einer Überprüfung der letzten Jahre durch die Finanzverwaltung zu rechnen. In diesem Fall könnte eine Selbstanzeige empfehlenswert sein, die Sie aber nur mit uns gemeinsam einbringen sollten.

Ab wann gilt diese Neuregelung?
Wie schon oben erwähnt gilt diese grundsätzlich ab 1.1.2016. Für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten tritt sie mit 1.1.2017 in Kraft. Dies soll eine Umrüstung bzw. Nachjustierung solcher Automaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen wurden, sicherstellen. Die weitere Nutzung von „Altautomaten“ ohne Nachrüstung soll bis zum 1.1.2027 ermöglicht werden, wenn die Inbetriebnahme vor dem 1.1.2016 erfolgte.

Ab 1.1.2017 sollen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine „technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation“ verfügen. Bereits vorhandene oder bis zum 1.1.2017 gekaufte Kassensysteme müssen daher nachgerüstet werden.

Sind Subventionen für die Anschaffung bzw. Umrüstung eines Registrierkassensystems vorgesehen?
Die Anschaffung bzw. Umrüstung wird bis 1.1.2017 mit einer beim Betriebsfinanzamt zu beantragenden Prämie in Höhe von € 200,– pro Kassensystem (maximal aber € 30,– pro Erfassungseinheit) unterstützt. Sie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar. Des Weiteren sind die Anschaffungs- bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen, sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Lesen Sie dazu auch unseren Artikel Wichtige Information betreffend der Anschaffung von Registrierkassen