ViDA: Die e-Rechnung in Österreich

Dank des Vorschlags der Europäischen Kommission vom 8. Dezember 2022 namens ViDA, „VAT in the digital Age“, bekommt das Thema „e-Rechnung“ in Österreich wieder neuen Schwung.

Dieser Vorschlag sieht vor, dass bis 2028 schrittweise eine Pflicht zur digitalen Meldung von e-Rechnungen eingeführt wird. Außerdem sollen Plattformbetreiber in die Erhebung der Mehrwertsteuer einbezogen werden, und es sollen Maßnahmen ergriffen werden, um doppelte Registrierungen zu verhindern.

In vielen EU-Ländern ist die digitale Rechnung im B2B Bereich Gang und Gäbe. Die Einführung der e-Rechnung könnte dazu beitragen, die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben und gleichzeitig die Möglichkeit zur Automatisierung sowohl für die Steuerbehörden als auch für Unternehmen zu nutzen.

Auch in Österreich wurde bereits vor einigen Jahren im Wege der Rechnungslegung an die öffentliche Verwaltung die e-Rechnung verpflichtend eingeführt.

Die Umsetzung dieser Vorschläge erfordert umfangreiche technische Anpassungen in den Prozessen zur Einhaltung der Umsatzsteuervorschriften von Unternehmen. Es ist wichtig, diese Anpassungen bereits jetzt zu berücksichtigen.

Status Quo

Die Grundlagen des EU-Mehrwertsteuerrechts wurden entwickelt, bevor die Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaft rasant an Tempo aufgenommen hat. Obwohl die bestehenden Regeln in einer digitalen Wirtschaft überdacht werden, hinken die Verfahrensregelungen den heutigen Möglichkeiten weiter hinterher.

Die Bekämpfung von Betrug stellt die Finanzbehörden vor große Schwierigkeiten, da die bestehenden Regeln nicht ausreichen. Einige EU-Mitgliedstaaten wie Italien, Ungarn, Polen, und Deutschland haben bereits strengere nationale Meldepflichten eingeführt oder erwägen dies. Diese nationalen Regelungen variieren in den Details, haben jedoch einige Gemeinsamkeiten. Dazu gehören der digitale Austausch von strukturierten Daten mit den örtlichen Finanzbehörden, die zeitnahe Meldung von Umsatzgeschäften und manchmal die Notwendigkeit einer behördlichen Genehmigung oder Überprüfung.

Italien führte im Jahr 2019 als eines der ersten europäischen Länder die Pflicht zur Verwendung von elektronischen Rechnungen für Umsätze innerhalb des Landes ein, sowohl für B2B- als auch B2C-Rechnungen. Gleichzeitig wurde in Italien ein sogenanntes „Clearing-System“ eingeführt. Dies bedeutet, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zuerst an eine zentrale nationale Plattform der Steuerbehörde gesendet werden müssen. Erst nachdem die Steuerbehörde die Rechnung freigegeben hat, wird sie an den Geschäftspartner weitergeleitet.

VAT in the digital Age

Die Europäische Union steht vor verschiedenen, uneinheitlichen Situationen in Bezug auf die Mehrwertsteuer und kämpft gleichzeitig sie mit dem Problem der „Mehrwertsteuerlücke“ (auch als „VAT-Gap“ bezeichnet).

Das „VAT GAP“ bezieht sich auf die Differenz zwischen der erwarteten Umsatzsteuer, die von den Steuerbehörden erhoben werden sollte, und der tatsächlich eingezahlten Umsatzsteuer.

Diese Differenz entsteht durch verschiedene Faktoren wie Umsatzsteuerbetrug, Steuerhinterziehung, Fehler in der Steuererklärung und uneffektive Steuereintreibung. Die Messung des VAT GAP dient dazu, das Ausmaß der nicht gezahlten oder nicht eingetriebenen Umsatzsteuer zu quantifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung der Steuereffizienz zu identifizieren.

Mit Hilfe von ViDA sollen das Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert und Unternehmen mithilfe von Digitalisierungsmaßnahmen widerstandsfähiger gegen Betrug gemacht werden. Dies soll durch die Einführung von digitalen Meldepflichten auf Grundlage elektronischer Rechnungen, die Aktualisierung von Regeln für die digitale Plattformwirtschaft und die Schaffung einer einheitlichen und einzigen Mehrwertsteuer-Registrierung für Unternehmen mit B2C-Umsätzen innerhalb der EU erreicht werden.

Der Plan sieht vor, diese Änderungen schrittweise ab dem 1. Januar 2024 bis 1. Januar 2028 umzusetzen.

Durch die Einführung der digitalen Meldepflichten plant man, ab diesem Zeitpunkt die Zusammenfassende Meldung ZM durch eine einheitliche Meldung für alle grenzüberschreitenden Umsätze innerhalb der EU zu ersetzen. Dies wird als „transaktionales Steuerreporting“ bezeichnet und erfolgt in einer gemeinsamen elektronischen Meldung.

Mit diesen Maßnahmen sollen meldepflichtige Daten im Zusammenhang mit innergemeinschaftlichen Lieferungen von Steuerpflichtigen nahezu in Echtzeit an das Finanzamt übermittelt werden. Das Ziel dieser Harmonisierung und Standardisierung ist es, Mehrwertsteuerbetrug schnell aufzudecken und die bisherige Zusammenfassende Meldung, wie im Artikel 21 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt, abzuschaffen.

Für rein nationale oder Drittlandsumsätze ist hingegen weder die Einführung der e-Rechnung noch eine Meldepflicht auf Einzelrechnungsebene geplant.

Zusätzlich ist geplant, die Definition einer e-Rechnung ab dem 1. Januar 2024 zu ändern. Danach wird eine Rechnung als elektronisch betrachtet, wenn sie in einem strukturierten Datenformat erstellt wird, und die Zustimmung des Rechnungsempfängers wird abgeschafft.

Was bedeutet dies nun für Österreich?

Die EU-Kommission hat mit dem ViDA-Vorschlag deutlich gemacht, dass sie die Einführung von digitalen Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte innerhalb der EU befürwortet.

Für Österreich bietet die Einführung der e-Rechnung für B2B-Inlandsumsätze eine Gelegenheit, die Digitalisierung im Land weiter voranzutreiben und die Wirtschaft stärker zu digitalisieren.

Die Einführung der e-Rechnung bringt nicht nur Vorteile für die Steuerbehörden bei der Bekämpfung der Mehrwertsteuerlücke, sondern auch für Unternehmen. Es ermöglicht Kostenreduktionen, Effizienzsteigerungen bei der Abwicklung von Zahlungen, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und trägt zum Umweltschutz bei.

Besonders im Bereich der internen Steuerungsprozesse können e-Rechnungen dazu beitragen, viele Aufgaben zu automatisieren und Zeit und Aufwand zu sparen. Außerdem ermöglichen e-Rechnungen, dass Unternehmen ihre internen Abläufe besser überwachen können.

Darüber hinaus gibt es Potenziale, um Rechnungen zu überprüfen, Daten automatisch in die Buchhaltung zu integrieren und Zahlungen sowie Überweisungen einfacher abzustimmen.

Bei der Einführung und Umsetzung von ViDA wird vor Allem die Einbindung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) von zentraler Bedeutung sein. In Österreich verfügten im Jahr 2018 laut einer Studie der Wirtschaftskammer Österreich von 2018, 60% der Unternehmen nicht über Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, die den elektronischen Datenaustausch sowohl mit Geschäftspartnern als auch innerhalb des Unternehmens ermöglichten.

In Österreich arbeiten immer noch ein großer Anteil von Unternehmen mit „Papierrechnungen“, die in „Office Systemen“ erstellt werden. Ein Grund warum e-Rechnungen noch nicht Beliebtheit erlangt haben, könnte simpel ein Wissensdefizit rund um das Thema e-Rechnung sein und fehlende B2C Optionen, die am Markt angeboten werden.

Empfehlung für die Praxis

Im Bereich der Umsatzsteuer stehen in den nächsten Jahren EU weit umfassende Neuerungen bevor, bedingt durch den technologischen Fortschritt und die kontinuierlichen Veränderungen in den Arbeitsprozessen.

Obwohl die Umsetzung dieser Veränderungen in Österreich erst schrittweise in den kommenden Jahren erfolgt, empfehlen wir Unternehmern, die B2B-Umsätze erbringen, welche der Umsatzsteuer unterliegen, sich bereits jetzt intensiver mit dem Thema elektronischer Rechnungen auseinanderzusetzen.

Es ist ratsam, Vorbereitungen zu treffen, um die Anpassung der ERP-Systeme rechtzeitig zu gewährleisten.

Fazit

Der Vorschlag der Kommission befindet sich im Anfangsstadium und es sind weitere Informationen durch die Europäische Kommission abzuwarten.

ViDA soll auf jeden Fall den Markt digitalisieren, vorantreiben und Mechanismen schaffen, von denen nicht nur die Steuerbehörden aber auch Unternehmen profitieren können.

Ihre ARTUS-Berater:innen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite (info@artus.at).