Was ändert sich für elektronische Rechnungen?

Seit 1.1.2013 gelten geänderte – einfachere – Vorschriften über die Ausstellung elektronischer Rechnungen.

Eine der wichtigsten Vereinfachungen dabei: Die bislang verpflichtende Signatur auf einer elektronischen Rechnung entfällt.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung müssen aber auch weiterhin sichergestellt werden. Dies kann allerdings nun auch durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung gewährleistet, erfolgen. Darunter ist beispielsweise ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, aber auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Lieferschein) zu verstehen. Sofern die Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder auch über Plan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) übermittelt wird, sind die Kriterien ebenso erfüllt.

Seit 1.1.2013 berechtigen somit auch elektronische Rechnungen, die per e-mail oder als Web-Download in einem elektronischen Format übermittelt werden, ohne elektronische Signatur zum Vorsteuerabzug.

Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung allerdings zustimmen.

Sollten Sie weiterhin eine elektronische Signatur anwenden wollen, so muss diese ausschließlich Ihnen zuordenbar sein und Ihre Identifizierung gewährleisten. Weiters müssen Sie als Signator über die alleinige Kontrolle verfügen. Nachträgliche Veränderungen müssen festgehalten werden und ein qualifiziertes Zertifikat bestehen.

Vorteile der elektronischen Rechnung

Neben dem Einsparen von Kosten durch den Wegfall des Papieraufwandes bieten E-Rechnungen auch eine hohe Zeitersparnis, wenn die Rechnungserstellung in das bestehende Finanzbuchhaltungssystem integriert ist.

Umstellen von Papier- auf E-Rechnungen

Zuallererst sollten Sie sich fragen:

• Erstellen wir die Rechnungen im eigenen Unternehmen oder
• lassen wir die Rechnungen von einem externen dritten Unternehmen erstellen?

Externes Unternehmen

Es gibt Unternehmen, die eine vollelektronische Abwicklung der Rechnungsausstellung anbieten. Im Normalfall erstellt dieses Unternehmen dann die Rechnungen, archiviert sie und leitet sie auch gleich an den Rechnungsempfänger weiter.

Im eigenen Unternehmen

Wenn Sie die Rechnungsausstellung selbst erledigen, ist der erste Schritt die Kontrolle, ob Ihr Buchhaltungssystem automatisch standardisierte PDF-Rechnungen erzeugen kann.

Die meisten österreichischen Buchhaltungs-Software-Hersteller haben bereits ein Format integriert, das standardisierte elektronische Rechnungen ermöglicht.