Elektronische Zustellung ab 3. September 2025 – Was Unternehmer wissen müssen

Mit dem Budgetbegleitgesetz 2025 wurde die Bundesabgabenordnung dahingehend geändert, dass das Finanzamt Zustellungen an Unternehmen, die Teilnehmer von FinanzOnline sind, künftig elektronisch vornehmen müssen. Betroffen sind insbesondere Unternehmer, die zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet sind – auch Kleinunternehmer, die auf die Befreiung verzichtet haben. Für diese ist die elektronische Zustellung verpflichtend, ein „Opt-out“ ist nicht mehr vorgesehen. Nur Unternehmer, die keine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, können noch auf diese Zustellungsart verzichten, müssen dies aber aktiv beantragen.

Gemäß den Übergangsbestimmungen tritt diese Regelung ab 3. September 2025 in Kraft. Bereits bestehende Verzichtserklärungen auf elektronische Zustellung verlieren ab diesem Datum ihre Gültigkeit – die Zustellung erfolgt automatisch über die DataBox in FinanzOnline.

Was bedeutet das konkret für Unternehmer?

• Automatische Zustellung ab 3. September 2025: Schriftstücke gelten als rechtswirksam zugestellt, sobald sie in der DataBox von FinanzOnline hinterlegt sind – unabhängig davon, ob der Unternehmer die Zustellung tatsächlich wahrgenommen hat. Die Fristen beginnen somit ab diesem Moment zu laufen.
• Keine Möglichkeit mehr zum Widerspruch (Opt-out): Unternehmer, die bislang von der elektronischen Zustellung freigestellt waren, können ab dem Stichtag nicht mehr widersprechen – die Zustellung erfolgt zwingend elektronisch. (Ausnahme: wenn keine USt-Erklärung abgegeben werden muss)
• E-Mail-Benachrichtigungen nutzen: Um keine Frist zu verpassen, sollten Unternehmer eine aktuelle E-Mail-Adresse in FinanzOnline hinterlegt haben und die E-Mail-Benachrichtigung aktivieren. Diese informiert, sobald neue Dokumente in der DataBox eingetroffen sind.
• Regelmäßige Kontrolle und Archivierung: Die DataBox sollte regelmäßig geprüft werden. Wichtig ist auch, eingegangene Dokumente zusätzlich extern zu archivieren und intern – etwa bei Abwesenheiten – zugänglich zu machen.
• Vertretungsverhältnisse bleiben bestehen: Steuervollmacht weiterhin gültig – SteuerberaterInnen erhalten zustellungspflichtige Dokumente weiterhin, sofern eine entsprechende Vollmacht vorliegt.

Fazit

Ab dem 3. September 2025 wird die Zustellung steuerlicher Schriftstücke über FinanzOnline automatisch und elektronisch über die DataBox erfolgen – mit allen rechtlichen Konsequenzen für Fristen und Benachrichtigungen. Es ist daher jetzt höchste Zeit, sicherzustellen, dass die technische Infrastruktur steht, Zustellungen zuverlässig empfangen und verwaltet werden können, und Fristen nicht unbemerkt verstreichen.

Wenn Sie Unterstützung benötigen – etwa bei der Einrichtung von Benachrichtigungen, Schulung der Mitarbeitenden oder Archivierungspflichten – wir sind Ihnen gerne behilflich (info@artus.at)!