UID-Nummer für Kleinunternehmer:innen – Wann eine umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich ist

Kleinunternehmer:innen, die im Inland keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, sind grundsätzlich nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Dennoch gibt es im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr Situationen, in denen auch Kleinunternehmer:innen eine UID-Nummer beantragen und verwenden müssen. Dies betrifft insbesondere Leistungen und Lieferungen innerhalb der Europäischen Union.

In diesem Beitrag wird erläutert, wann eine UID-Nummer verpflichtend erforderlich ist, welche steuerlichen Pflichten sich daraus ergeben – und wann auf deren Verwendung bewusst verzichtet werden sollte.

Grundsatz: Keine UID-Pflicht bei rein inländischer Tätigkeit

Solange ausschließlich Leistungen an österreichische Kund:innen erbracht werden und die Umsatzgrenze gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG nicht überschritten wird oder kein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung abgegeben wurde, besteht keine Pflicht zur umsatzsteuerlichen Erfassung.

UID-Pflicht bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland

Sobald sonstige Leistungen an Unternehmer:innen in anderen EU-Mitgliedstaaten erbracht werden unterliegen diese dem Reverse-Charge-Verfahren. In diesen Fällen besteht eine Pflicht zur Abgabe von ZM (Zusammenfassende Meldung), unabhängig von der Kleinunternehmereigenschaft im Inland.

Voraussetzungen:

• Die Leistung wird an ein Unternehmen mit gültiger UID in einem anderen EU-Mitgliedstaat erbracht
• Es handelt sich um eine sonstige Leistung i. S. d. § 3a UStG (z. B. elektronische Dienstleistungen, Beratung)

Pflichten in diesem Fall:

• Beantragung einer UID-Nummer beim Finanzamt für solche Zwecke
• Ausstellung einer Netto-Rechnung mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren (z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“) mit Angabe beider UID Nummern auf der Rechnung
• Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) zur Meldung der grenzüberschreitenden Leistung
• Keine Verrechnung von Umsatzsteuer, da die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht

Verwendung der UID für Erwerbe: Vorsicht bei Kleinunternehmer:innen

Sofern nur Waren aus dem EU-Ausland bezogen werden (z. B. aus Deutschland oder den Niederlanden), besteht keine UID-Pflicht.

Wenn jedoch eine UID verwendet wird, obwohl keine Erwerbspflicht besteht, kann dies steuerlich nachteilig sein:

Die Verwendung der UID löst automatisch einen innergemeinschaftlichen Erwerb aus – mit Erwerbsbesteuerung in Österreich. Als Kleinunternehmer:in besteht jedoch kein Vorsteuerabzugsrecht, sodass die österreichische Erwerbssteuer nicht kompensiert werden kann.

Empfehlung:
Wenn ausschließlich Kleinunternehmerumsätze im Inland getätigt werden, sollte die UID nicht bei ausländischen Lieferanten angegeben werden, um unbeabsichtigte Erwerbsbesteuerung zu vermeiden.

Fazit

Auch wenn im Inland keine Umsatzsteuer verrechnet wird, kann im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr eine UID-Nummer verpflichtend erforderlich sein, insbesondere:

• bei Leistungen an Unternehmer:innen in anderen EU-Staaten
• bei Warenlieferungen ins EU-Ausland, sofern eine Steuerfreiheit nach § 7 UStG geltend gemacht wird

Nicht erforderlich und sogar nachteilig ist die Verwendung einer UID bei bloßem Warenbezug aus der EU, wenn die Erwerbsschwelle nicht überschritten wurde und kein Vorsteuerabzugsrecht besteht.

Die korrekte Einschätzung der UID-Pflicht schützt vor unerwarteten Umsatzsteuerbelastungen und sichert die Rechtskonformität bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten.

Ihre ARTUS-Berater:innen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite (info@artus.at).