Alle Jahre wieder: Der Registrierkassen-Jahresbeleg

Frist zur Übermittlung bis 15.2.2025.

Beim Einsatz von Registrierkassen sind bestimmte Sicherheitsvorkehrungen zu beachten, um die Manipulation der in der Kasse gespeicherten Daten zu verhindern. Start-, Monats- und Jahresbelege tragen zur lückenlosen Erfassung der Umsätze in der Registrierkasse bei. Jahresbelege müssen jeweils zum Ende eines Kalenderjahres (unabhängig vom Wirtschaftsjahr) erstellt, geprüft und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren archiviert werden. Für das Jahr 2024 ist daher bis spätestens 15. Februar 2025 für jede Registrierkasse ein separater Jahresbeleg anzufertigen und zu überprüfen.

Der Monatsbeleg für Dezember dient gleichzeitig als Jahresbeleg und kann wie ein gewöhnlicher Nullbeleg durch die Eingabe des Wertes 0 erstellt werden. Die Überprüfung kann manuell erfolgen, beispielsweise mit der „BMF Belegcheck App“. Alternativ kann der Jahresbeleg, sofern die technische Ausstattung der Registrierkasse dies ermöglicht, elektronisch erstellt und über den Registrierkassen-Webservice an FinanzOnline zur Prüfung übermittelt werden. Das Überschreiten der Frist (15. Februar 2025) kann als Finanzordnungswidrigkeit geahndet werden.

Generell ist bei Registrierkassen wie folgt in Grundzügen zu beachten:

Wer muss eine Registrierkasse führen?

In Österreich sind Unternehmer:innen zur Führung einer Registrierkasse verpflichtet, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Jahresumsatz über 15.000 Euro: Wenn die Einnahmen eines Unternehmens innerhalb eines Jahres diesen Betrag überschreiten, wird eine Registrierkasse erforderlich.
2. Barumsätze über 7.500 Euro: Registrierkassenpflicht besteht dann, wenn mehr als EUR 7.500,00  der Umsätze in bar oder per Kartenzahlung erzielt werden.
3. Geschäftsbetrieb: Dies gilt sowohl für stationäre Geschäfte (z. B. Einzelhandel, Gastronomie) als auch für mobile Verkaufsstellen (z. B. Marktstände oder Foodtrucks).
4. Besondere Ausnahmen und Regelungen: In bestimmten Fällen bzw für bestimmte Berufsgruppen können Ausnahmen oder Vereinfachungen bestehen.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht?

Wer trotz Verpflichtung keine Registrierkasse führt oder unvollständige Aufzeichnungen hat, muss mit Konsequenzen rechnen:

• Finanzstrafen und Bußgelder: Die Missachtung der Registrierkassenpflicht stellt idR eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes drohen entsprechende Strafen.
• Nachforderungen und steuerliche Nachprüfung: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, sind die Finanzbehörden unter Umständen berechtigt, fehlende Umsätze zu schätzen. Diese Schätzungen führen oft zu hohen Nachforderungen, die die Liquidität eines Unternehmens erheblich belasten können.

Praktische Tipps zur Vermeidung von Sanktionen

• Nutzen Sie moderne Kassensysteme, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Führen Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter:innen durch, um Fehler bei der Bedienung der Registrierkasse zu vermeiden.
• Sichern Sie Ihre Daten und lassen Sie diese durch professionelle Anbieter:innen prüfen, um Manipulationsvorwürfen vorzubeugen.

Die Einhaltung der Registrierkassenpflicht ist nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wichtiger Schritt, um die eigene Geschäftspraxis transparent und rechtssicher zu gestalten.

Gerne beraten wir Sie dazu (info@artus.at).