Corona Blog: Kurzarbeit in Zeiten von Corona – Update II

Seit Montag, 20.4.2020, können Abrechnungen für die COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe beim AMS eingereicht werden.

Voraussetzungen für die Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe mit dem AMS

1. Mitteilung über die Gewährung einer COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe gem. § 37b AMSG liegt vor
   Das AMS prüft die Anträge auf Kurzarbeit sowie die dazugehörigen Sozialpartnervereinbarungen und stellt ihm Anschluss die Fördermitteilung aus.
   Bitte beachten Sie, dass seit Dienstag, 21.4.2020, nur mehr Anträge mit einem Startdatum ab 1.4.2020 eingereicht werden können.
2. Ein eAMS-Konto ist vorhanden
   Die (Teil-)Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe kann nur über das eAMS-Konto an das AMS übermittelt werden.
   Falls Sie noch kein eAMS-Konto für Unternehmen besitzen, besorgen Sie sich zwischenzeitlich die Zugangsberechtigung.
3. Es werden Arbeitsaufzeichnungen geführt.
   Arbeitgeber sind während des Bezugs der Kurzarbeitsbeihilfe verpflichtet, als Nachweis für die Anzahl der verrechenbaren Ausfallstunden Arbeitszeitaufzeichnungen (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Arbeitsunterbrechungen) für alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter zu führen. Diese Aufzeichnungen sind auf Verlangen dem AMS vorzulegen.

Ablauf der monatlichen (Teil-)Abrechnung mit dem AMS

Das AMS hat eine detaillierte Anleitung zur Abrechnung der Kurzarbeitsbeihilfe über die Webanwendung bzw. die Excel-Projektdatei veröffentlicht.

Die Abrechnung ist für jeden Monat mit Kurzarbeit bis spätestens 28. des Folgemonats an das AMS zu übermitteln. Abrechnungen für den Zeitraum März 2020 können ausnahmsweise bis zum 28.5.2020 übermittelt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem Senden der Abrechnungsdatei vom AMS keine gesonderte Bestätigung erhalten. Sobald die Buchhaltungsagentur des Bundes die Abrechnung geprüft hat, überweist das AMS die Beihilfe unverzüglich auf das im Antrag angegebene Bankkonto.

Durchführungsbericht nach Ende der Kurzarbeit

Mit der letzten Teilabrechnung muss ein Durchführungsbericht mitgesendet werden. Darin wird bestätigt, dass die Mindest- und Höchstarbeitszeit während der Kurzarbeit eingehalten wurden. Bitte beachten Sie, dass die Kurzarbeitsbeihilfe entfällt bzw. zurückgefordert wird, wenn der Arbeitszeitausfall im Zuge der Kurzarbeit im Durchschnitt der insgesamt von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiter oder von einzelnen Mitarbeiter nicht innerhalb von 10% bis 90% liegt.

Die Formulare für den Durchführungsbericht sollen in Kürze vom AMS veröffentlicht werden.

Nach Ende der in der Sozialpartnervereinbarung vereinbarten Behaltefrist muss bis zum 28. des Folgemonats ein weiterer, abschließender Durchführungsbericht ans AMS gesendet werden.

Vorgehen bei Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeit vom Antrag bzw. vorzeitigem Ende der Kurzarbeit

In der unterschriebenen Sozialpartnervereinbarung wurde die Reduktion der Arbeitszeit mit den Mitarbeitern sowie den kollektivvertragsfähigen Körperschaften vereinbart. Ein einseitiges Abgehen des Arbeitgebers von dieser Vereinbarung ist grundsätzlich nicht zulässig. Die reduzierte Arbeitszeit ist im Durchschnitt einzuhalten. Wenn das Ausmaß der Arbeitszeit verändert werden soll, ist daher die Zustimmung der betroffenen Arbeitnehmer notwendig.

Bei signifikanten Abweichungen von der vereinbarten reduzierten Arbeitszeit müssen die Sozialpartner verständigt werden. Ein Änderungsantrag an das AMS ist nicht notwendig, wenn durch den früheren Arbeitseinsatz weniger Stunden ausfallen, als ursprünglich angenommen.

Tipp 1: Kontrollieren Sie anhand der Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßig den Prozentsatz der Ausfallstunden!

Tipp 2: Sollte der Arbeitszeitausfall höher sein als beantragt wurde, ist ein Änderungsantrag an das AMS zu stellen, da die Beihilfenhöhe mit dem ursprünglich beantragten Arbeitszeitausfall begrenzt ist.

Die Kurzarbeit kann nach derzeitigem Stand nicht für einzelne Mitarbeiter früher beendet werden. Eine vorzeitige Beendigung ist nur für den ganzen von der Kurzarbeit betroffenen Betrieb bzw. Betriebsteil möglich. Die Sozialpartner und das AMS sind unverzüglich schriftlich zu verständigen.

Bitte berücksichtigen Sie – Info vom AMS :
Auch wenn sich die Geschäfte wieder scheinbar normal entwickeln, empfiehlt das AMS, die Kurzarbeit nicht sofort zu beenden. Die Fördersumme ist nach Erhalt der Fördermitteilung für Sie reserviert. Diese Reserve steht weiter als „Sicherheitspolster“ zur Verfügung, wenn Sie die Kurzarbeit weiterlaufen lassen. So sind Sie für mögliche weitere Einschränkungen im Geschäftsbetrieb abgesichert und können doch noch Ausfallstunden geltend machen, sollte das wider Erwarten notwendig sein.
Sollten Ihre Beschäftigten wieder voll ihren Aufgaben nachkommen können und keine Ausfallstunden anfallen, schicken Sie einfach anstelle der monatlichen Abrechnung über Ihr eAMS-Konto eine kurze formlose Nachricht, dass keine Ausfallstunden angefallen sind.

Handlungsempfehlung zur provisorischen Abrechnung der Kurzarbeit für März, April und Mai 2020

Die Abwicklung der COVID-19-Kurzarbeit ist mit enormen Herausforderungen verbunden. Die Implementierung der Kurzarbeit in die Personalverrechnung bringt unzählige Probleme mit sich, da viele für die Praxis wichtige Anwendungsfragen entweder gar nicht oder sehr unklar geregelt sind. Organisationsübergreifend wird mit Hochdruck daran gearbeitet, praxisnahe Handlungsanleitungen zu entwickeln. Aufgrund der laufenden Verhandlungen zwischen den Sozialpartnern und der Beiziehung zahlreicher Experten verzögert sich aber die rasche Klärung wichtiger Detailfragen.

Die Gehalts- und Lohnabrechnungen für März, April 2020 und voraussichtlich auch jene für Mai 2020 werden daher noch nicht auf Basis der endgültigen Kurzarbeitsregeln erstellt werden können. Darum hat die WKO eine mit ÖGK, BMF, AK und Gewerkschaft abgestimmte Handlungsanleitung zur vorläufigen Abrechnung der Kurzarbeit zusammengestellt.

ARTUS ist an Ihrer Seite und unterstützt Sie bei allen Fragen der Abwägung der geeigneten Vorgehensweise zur Kostenanpassung (info@artus.at).