Sommerfest, Betriebsausflug & Teamevent: Was ist steuerfrei?

Der Sommer ist für viele Unternehmen die ideale Zeit für Betriebsausflüge, Sommerfeste oder gemeinsame Teamevents. Solche Veranstaltungen fördern den Zusammenhalt im Team, stärken die Unternehmenskultur und tragen zur Mitarbeiterbindung bei.

Neben den organisatorischen Fragen stellt sich jedoch regelmäßig eine steuerliche Frage:

Sind Sommerfeste und Betriebsausflüge für Mitarbeiter steuerfrei?

Die Antwort lautet: Ja – unter bestimmten Voraussetzungen.

Wann liegt überhaupt eine Betriebsveranstaltung vor?

Zu den klassischen Betriebsveranstaltungen zählen beispielsweise:

• Sommerfeste
• Weihnachtsfeiern
• Betriebsausflüge
• Teambuilding-Events
• kulturelle Veranstaltungen
• Jubiläumsfeiern

Der Zweck solcher Veranstaltungen liegt in der Förderung des Betriebsklimas und der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Genau dieser betriebliche Zweck spielt auch steuerlich eine entscheidende Rolle.

Steuerfreie Betriebsveranstaltungen

Nach § 3 Abs. 1 Z 14 EStG können Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleiben.

Für Mitarbeiter gilt derzeit ein jährlicher Freibetrag von EUR 365 pro Person für die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen.

Innerhalb dieser Grenze entsteht grundsätzlich kein steuerpflichtiger Vorteil aus der Teilnahme an der Veranstaltung.

Dabei ist zu beachten, dass dieser Betrag sämtliche Betriebsveranstaltungen eines Kalenderjahres umfasst. Werden beispielsweise ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier durchgeführt, sind die Kosten gemeinsam zu betrachten.

Sachgeschenke zusätzlich steuerfrei

Neben den eigentlichen Veranstaltungskosten können auch übliche Sachzuwendungen steuerlich begünstigt sein.

Hierfür gilt ein zusätzlicher Freibetrag von EUR 186 pro Jahr und Mitarbeiter.

Typische Beispiele sind:

• Geschenkkörbe
• Gutscheine
• Weinpräsente
• kleine Weihnachtsgeschenke

Werden diese Grenzen eingehalten, bleiben die Zuwendungen grundsätzlich steuerfrei.

Warum das eigenbetriebliche Interesse entscheidend ist

Nicht jede Zuwendung eines Arbeitgebers führt automatisch zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Nach aktueller Rechtsprechung des Bundesfinanzgerichts kommt es entscheidend darauf an, ob die Leistung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt.

Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Veranstaltung dazu dient,

• den Zusammenhalt im Team zu stärken,
• die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu fördern,
• die Unternehmenskultur zu verbessern,
• die Funktionsfähigkeit des Betriebs zu unterstützen.

In solchen Fällen steht nicht der persönliche Vorteil des einzelnen Mitarbeiters im Vordergrund, sondern der betriebliche Nutzen für das Unternehmen.

Aktuelle Rechtsprechung stärkt Unternehmen

Das Bundesfinanzgericht hat zuletzt bestätigt, dass bei typischen Betriebsveranstaltungen regelmäßig ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt.

Dazu zählen insbesondere Veranstaltungen, die dem Betriebsklima und dem Austausch zwischen Mitarbeitern dienen.

Selbst größere Veranstaltungen können unter diesen Voraussetzungen steuerlich begünstigt sein.

Die Rechtsprechung orientiert sich dabei zunehmend an den bereits in Deutschland entwickelten Grundsätzen zur steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen.

Wann kann eine Steuerpflicht entstehen?

Problematisch wird es, wenn der private Nutzen der Mitarbeiter deutlich überwiegt.

Dies kann beispielsweise der Fall sein bei:

• besonders exklusiven Luxusveranstaltungen,
• rein privaten Freizeitaktivitäten,
• Veranstaltungen ohne erkennbaren Unternehmensbezug,
• individuellen Vorteilen einzelner Mitarbeiter.

In solchen Fällen sollte die steuerliche Behandlung gesondert geprüft werden.

Dokumentation nicht vergessen

Wie bei vielen steuerlichen Themen empfiehlt sich auch bei Betriebsveranstaltungen eine sorgfältige Dokumentation.

Aufbewahrt werden sollten insbesondere:

• Einladungen
• Teilnehmerlisten
• Rechnungen
• Zahlungsbelege
• Veranstaltungsprogramme

Dadurch kann der betriebliche Charakter der Veranstaltung im Anlassfall leichter nachgewiesen werden.

Unsere Empfehlung

Sommerfeste, Betriebsausflüge und Teamevents sind nicht nur wichtige Instrumente der Mitarbeiterbindung, sondern können auch steuerlich attraktiv gestaltet werden.

Für Betriebsveranstaltungen gilt aktuell ein Freibetrag von EUR 365 pro Mitarbeiter und Jahr. Zusätzlich können übliche Sachzuwendungen bis EUR 186 jährlich steuerfrei gewährt werden.

Entscheidend ist, dass die Veranstaltung überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt und der betriebliche Zweck klar erkennbar bleibt.

Wer die steuerlichen Rahmenbedingungen kennt und seine Veranstaltungen sorgfältig dokumentiert, kann Mitarbeiter motivieren und gleichzeitig steuerliche Vorteile nutzen.

Sie planen ein Sommerfest oder einen Betriebsausflug?

Das Team von ARTUS unterstützt Sie bei der steuerlichen Gestaltung von Betriebsveranstaltungen und zeigt Ihnen, wie sich Mitarbeiterbenefits rechtssicher und steueroptimiert umsetzen lassen. (info@artus.at).