Workation – und Telearbeit – Steuer und SV

Flexible Arbeitsmodelle wie Telearbeit und Workation sind aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken und auch in Österreich längst Teil des Arbeitsalltags. Bei einer vorübergehenden oder dauerhaften Tätigkeit im Ausland entstehen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen, die im folgenden Beitrag beleuchtet werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten diese Themen frühzeitig klären, um Risiken zu vermeiden.

Unter Telearbeit wird in erster Linie das Arbeiten aus dem Homeoffice verstanden aber auch das Arbeiten von einem anderem vom Arbeitnehmer selbst gewählten Ort unter Einsatz von Informations- und Telekommunikationsmitteln, während „workation“ sich aus den Begriffen „work“ und „vacation“ zusammensetzt und das vorübergehende Arbeiten von einer Urlaubsdestination bedeutet.

Telearbeit oder Workation in Österreich

Bei Telearbeit oder Workation innerhalb Österreichs ergeben sich grundsätzlich keine Änderungen:

• Besteuerung erfolgt weiterhin durch Lohnsteuereinbehalt in Österreich.
• Sozialversicherungsbeiträge werden in Österreich abgeführt.
• Die Homeoffice-Pauschale (bis zu 3 Euro pro Tag für max. 100 Tage) kann geltend gemacht werden.
• Bei mindestens 26 Homeoffice-Tagen sind Kosten für ergonomische Möbel bis zu 300 Euro jährlich absetzbar.

Workation oder Telearbeit im Ausland

Eine Workation oder Telearbeit außerhalb Österreichs kann steuerlich relevant werden:

1. Aus Arbeitgebersicht:

Je nach Dauer und Art der Tätigkeit kann im Ausland eine Betriebsstätte für den Arbeitgeber entstehen, insbesondere bei längerfristigen (über 6 Monate dauernden) oder wiederkehrenden Aufenthalten des Mitarbeiters. Das Risiko steigt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitsraum im Ausland anmietet. Hinsichtlich der Begründung einer Betriebsstätte bei Workation ist mangels klarer OECD-Regelungen auf nationale Vorschriften und Rechtsprechung abzustellen. Mitunter können Parallelen zur Homeoffice-Betriebsstätte gezogen werden.

2. Aus Arbeitnehmersicht:

a) Workation

Kurzfristige Aufenthalte sind meist steuerlich unproblematisch. Maßgeblich ist die 183-Tage-Regel. Überschreitet der Aufenthalt im Kalenderjahr bzw. 12-Monatszeitraum 183 Tage, werden die Einkünfte insofern anteilig im Tätigkeitsstaat steuerpflichtig, als dort Arbeitstage erbracht werden. Zu den 183 Tagen zählen alle dort verbrachten Aufenthaltstage (also sowohl Arbeits- als auch Freizeit- bzw Urlaubstage). Sofern im Workation-Staat nicht mehr als 183 Tage verbracht werden, bleibt die Steuerpflicht zu 100% im Ansässigkeitsstaat.

b) Telearbeit

Erfolgt die Tätigkeit im ausländischen Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers, werden Einkünfte aus dortigen und aus Drittstaaten-Arbeitstagen im Ansässigkeitsstaat besteuert. Einkünfte entfallend auf Arbeitstage im Arbeitgeberstaat unterliegen dort der Besteuerung.

Sozialversicherung bei Telearbeit und Workation in Österreich

Bei Telearbeit und workation mit Arbeitsort in Österreich bleibt die Sozialversicherung unverändert:

• Zuständig für die Sozialversicherung ist Österreich, SV-Beiträge werden daher in Österreich abgeführt.

Sozialversicherung bei Telearbeit und Workation im Ausland

Für Workation und Telearbeit im Ausland gelten besondere Regelungen:

1) EU/EWR und Schweiz:

• Eine Person kann innerhalb der EU/EWR und der Schweiz nur in einem Land versichert sein. Die Sozialversicherung kann im Arbeitgeberstaat beibehalten werden, sofern nicht eine wesentliche Tätigkeit im Wohnmitgliedstaat verrichtet wird. Eine wesentliche Tätigkeit liegt bei mindestens 25% vor und wird an der Arbeitszeit und/oder am Arbeitsentgelt gemessen. Wird neben der Workation an einem Urlaubsort mindestens 25 % der Tätigkeit im Wohnmitgliedstaat ausgeübt, wechselt die Sozialversicherungszuständigkeit in den Wohnmitgliedstaat, anderenfalls bleibt diese im Arbeitgeberstaat.

• Eine A1-Bescheinigung ist im zuständigen Sozialversicherungsstaat zu beantragen. Diese bescheinigt die Sozialversicherungszuständigkeit eines Staates, sodass kein weiterer Staat SV-Beiträge einheben kann.
• Bei Abschluss einer Ausnahmevereinbarung auf Basis der multilateralen Rahmenvereinbarung bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit können bis zu 50% der Tätigkeit im Wohnmitgliedstaat verrichtet werden, ohne dass es zu einem Wechsel der Sozialversicherungszuständigkeit kommt.

Voraussetzungen:

• Beide involvierten Staaten sind Signatarstaaten
• Arbeitnehmer, die regelmäßig Telearbeit unter Einsatz von IT ausüben
• Ausmaß der Telearbeit zwischen 25% und weniger als 50%

2) Drittstaaten:

• Es sind die jeweiligen bilateralen Sozialversicherungsabkommen zu prüfen, ob eine Rechtszuordnung zu einem Staat bei Mehrstaatentätigkeit vorgesehen ist. Falls dem nicht so ist, kann immer noch auf das Instrument der Ausnahmevereinbarung zurückgegriffen werden, um eine doppelte Belastung mit SV-Beiträgen in zwei Ländern zu verhindern. Liegt kein Sozialversicherungsabkommen mit dem jeweiligen Drittstaat vor, droht ebenso eine Doppelbelastung mit SV-Beiträgen.

Um steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Risiken zu entgehen, empfiehlt sich zusammenfassend folgendes:

• Klare Workation- und Telearbeitsrichtlinien festlegen
• Maximaldauer und zulässige Länder definieren
• Steuerliche und SV-rechtliche Prüfungen vorab durchführen
• A1-Bescheinigungen rechtzeitig beantragen

Darüber hinaus sollten ebenso arbeitsrechtliche Aspekte berücksichtigt werden.

Fazit

Wird die Arbeit physisch in anderen Ländern ausgeübt – egal ob am ausländischen Wohnsitz oder von einer Urlaubsdestination birgt dies steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken.
Damit im Ausland (etwa am Urlaubsort) weder für den Mitarbeiter noch für den Arbeitgeber eine Steuerpflicht entsteht ist darauf zu achten, dass sich der Mitarbeiter nicht mehr als sechs Monate im Ausland aufhält.Wenn der Mitarbeiter jedoch im ausländischen Homeoffice tätig wird, wo er gleichzeitig auch steuerlich ansässig ist, gilt dort eine Steuerpflicht ab dem ersten Arbeitstag.

Damit sozialversicherungsrechtlich die Zuständigkeit im Arbeitgeberstaat bleibt, ist bei Mehrstaatentätigkeit innerhalb der EU/EWR/Schweiz darauf zu achten, dass der Mitarbeiter keine wesentliche Tätigkeit im Wohnmitgliedsstaat ausübt.
Mit klaren Regelungen und sorgfältiger Planung können österreichische Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle rechtssicher nutzen.

Ihre ARTUS-Berater:innen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite (info@artus.at).