Der Geschäftsführer als Expat Steuer und SV

Globalisierung, Remote Work und internationaler Fachkräftemangel führen dazu, dass Unternehmen zunehmend Geschäftsführer grenzüberschreitend einsetzen. Dabei stellen sich zentrale steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen, die bei unzureichender Planung erhebliche Risiken bergen.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, was Expat-Geschäftsführer erwartet und worauf Unternehmen besonders achten sollten.

Was ist ein Expat-Geschäftsführer?

Als Expat-Geschäftsführer gilt eine Person, die

• ihren Wohnsitz oder Lebensmittelpunkt im Ausland hat, aber als Geschäftsführer einer österreichischen Gesellschaft tätig ist, oder
• als österreichischer Geschäftsführer vorübergehend oder dauerhaft im Ausland arbeitet.

In beiden Fällen sind neben dem nationalen Recht Doppelbesteuerungs- und allfällige Sozialversicherungsabkommen zu berücksichtigen.

Steuerliche Ansässigkeit

Zentrale Ausgangsfrage ist die steuerliche Ansässigkeit des Geschäftsführers. Sie entscheidet darüber, ob Österreich das Welteinkommen oder nur bestimmte Einkünfte als Quellenstaat besteuern darf. Zur Ermittlung des Ansässigkeitsstaates verweisen wir auf einen vorhergehenden Blogbeitrag (Part1).

Für Expats ist in diesem Zusammenhang relevant:

• Ein österreichischer Geschäftsführer kann trotz Beschäftigung im Ausland weiterhin in Österreich steuerlich ansässig bleiben, nämlich dann, wenn z.B. seine Familie in Österreich bleibt.
• Ein ausländischer Geschäftsführer einer österreichischen GmbH, der weder Wohnsitz noch gewöhnlichen Aufenthalt in Österreich hat, ist in Österreich beschränkt steuerpflichtig, wenn er seine Tätigkeit im Inland ausübt (§ 98 EStG).

Behandlung im Doppelbesteuerungsabkommen (DBA)

Geschäftsführer Bezüge werden im Doppelbesteuerungsabkommen aus österreichischer Sicht wie folgt eingeteilt:

• Nicht wesentlich beteiligte Geschäftsführer und weisungsgebundene Vorstände gelten regelmäßig als unselbständig tätig (Art. 15 OECD-MA).
• Wesentlich beteiligte Geschäftsführer (>25 %) werden grundsätzlich als selbständige Einkünfte behandelt (Art. 14 OECD-MA idF vor dem Update 2000).
• Weisungsfrei gestellte Vorstandsmitglieder erzielen Einkünfte aus Gewerbebetrieb (Art. 7 OECD-MA).

Im Mittelpunkt steht in der Praxis häufig die unselbständige Tätigkeit. Dabei werden folgende Beschäftigungsmodelle unterschieden:

1. Entsendung

Das Besteuerungsrecht liegt grundsätzlich beim Tätigkeitsstaat. Es fällt jedoch an den Ansässigkeitsstaat zurück, wenn die 183-Tage-Regel erfüllt ist. Das bedeutet, hält sich der Geschäftsführer an weniger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat auf und befindet sich kein Arbeitgeber und keine Betriebsstätte, die die Vergütungen trägt im Tätigkeitsstaat, dann liegt das volle Besteuerungsrecht weiterhin beim Ansässigkeitsstaat.

Bei Entsendungen besteht das Risiko einer Betriebsstättenbegründung durch das entsendende Unternehmen oder sogar einer Sitzverlagerung, wenn wesentliche Unternehmensentscheidungen im Ausland getroffen werden.

Beispiel:

Der in Österreich ansässige Herr K. wird vom österr. Mutterunternehmen zum slowakischen Tochterunternehmen entsendet. Er soll dort die Geschäftsführerfunktion übernehmen. Er pendelt dazu an 4 Tagen in der Woche nach Bratislava. Einen Tag pro Woche arbeitet vom österr. Homeoffice. So ergaben sich in 2025 180 Arbeitstage in der Slowakei, 40 Arbeitstage in Österreich und 3 Tage, die er für Dienstreisen in Drittstaaten verbracht hat. Darüber hinaus hielt er sich an 8 Tagen privat in der Slowakei auf.

Lösung: Da sich Herr K. an mehr als 183 Tage im betreffenden Kalenderjahr in der Slowakei aufhielt, sind seine Einkünfte entfallend auf in der Slowakei verbrachte Arbeitstage (80,72%) in der Slowakei zu versteuern. Einkünfte entfallend auf Österreich und Drittstaaten (19,82%) sind in Österreich zu versteuern. Die der Slowakei zugerechneten Einkünfte werden in Österreich im Progressionsvorbehalt berücksichtigt. Es besteht das Risiko, dass das österr. Mutterunternehmen in der Slowakei eine Betriebsstätte begründet.

2. Arbeitskräfteüberlassung

Bei einer Arbeitskräftegestellung gilt das aufnehmende Unternehmen als abkommensrechtlicher Arbeitgeber. Das Besteuerungsrecht geht daher ab dem ersten Arbeitstag auf den Tätigkeitsstaat über – unabhängig von der Aufenthaltsdauer. Ein Betriebsstättenrisiko für das überlassende Unternehmen besteht hier regelmäßig nicht.

Beispiel:

Die in Österreich ansässige Frau M. wird von einem österr. Arbeitskräftegesteller nach Ungarn überlassen. Sie bekleidet beim aufnehmenden Unternehmen die Position als Geschäftsführerin. Sie verbringt 120 Arbeitstage in Ungarn und 95 Arbeitstage in Österreich.

Lösung: Unabhängig davon, ob sie sich mehr als 183 Tage in Ungarn aufhält, hat Ungarn das Besteuerungsrecht ab dem ersten dort verbrachten Arbeitstag (55,81%). Dies deshalb, weil bei Arbeitskräfteüberlassungen das aufnehmende Unternehmen als abkommensrechtlicher Arbeitgeber gilt. Die Voraussetzungen für die 183-Tage Regelung sind somit nicht kumulativ erfüllt. Die Einkünfte entfallend auf Arbeitstage in Österreich (44,19%) sind in Österreich steuerpflichtig.

3. Direktanstellung im Ausland

Einkünfte für Arbeitstage im Arbeitgeberstaat sind dort steuerpflichtig. Arbeitstage im Ansässigkeitsstaat oder in Drittstaaten unterliegen der Besteuerung im Ansässigkeitsstaat.

Beispiel:

Die in Österreich ansässige Frau L. nimmt eine Stelle als Geschäftsführerin in Tschechien an. Sie verbringt 150 Arbeitstage in Tschechien und 70 Arbeitstage in Österreich und Drittstaaten.

Lösung: Einkünfte entfallend auf Arbeitstage in Tschechien (68,18%) sind in Tschechien steuerpflichtig, Einkünfte entfallend auf Arbeitstage in Österreich und Drittstaaten (31,82%) sind in Österreich steuerpflichtig.

Geschäftsführereinkünfte aus selbständiger Tätigkeit

Gilt der Geschäftsführer aufgrund einer Beteiligung von mehr als 25 % als selbständig tätig, steht das Besteuerungsrecht nach dem Doppelbesteuerungsabkommen grundsätzlich dem Ansässigkeitsstaat zu. Etwas anderes gilt nur dann, wenn dem Geschäftsführer im Tätigkeitsstaat dauerhaft eine feste Einrichtung zur Verfügung steht, über die er tatsächlich verfügen kann. In einigen Staaten kann darunter auch die private Wohnung des Geschäftsführers fallen.

Besonderheiten einzelner DBA

• Deutschland, Japan: Geschäftsführerbezüge sind ausschließlich im Ansässigkeitsstaat der Gesellschaft steuerpflichtig.
• Schweiz, Liechtenstein: Geschäftsführer gelten stets als unselbständig tätig – unabhängig von einer Beteiligung.

Sozialversicherung im EU/EWR/Schweiz-Raum

Bei einer Tätigkeit innerhalb der EU/EWR/Schweiz gilt das Prinzip der Einfachversicherung: Eine Person unterliegt immer nur einem Sozialversicherungssystem.

Grundsätzlich ist der Tätigkeitsort zuständig, mit wichtigen Ausnahmen:

• Entsendung (vorübergehende Tätigkeit in einem anderen Staat)
• Mehrstaatentätigkeit (Kollisionsnorm)
• Ausnahmevereinbarung

1. Entsendung

Bleibt der Geschäftsführer nur vorübergehend im EU-Ausland, kann er weiterhin für 24 Monate im österreichischen Sozialversicherungssystem bleiben. Voraussetzung ist ein gültiges A1 Formular, das bescheinigt, dass Österreich der zuständige Sozialversicherungsstaat ist.

2. Parallele Mehrstaatentätigkeit (Kollisionsnorm)

Wird eine Tätigkeit abwechselnd in zwei oder mehreren Staaten ausgeübt, gilt folgendes:

• SV-Zuständigkeit des Wohnsitzstaates, wenn dort eine wesentliche Tätigkeit (>25% der Gesamtarbeitszeit) ausgeübt wird.
• SV-Zuständigkeit des Arbeitgeberstaates, wenn dort keine wesentliche Tätigkeit ausgeübt wird

3. Ausnahmeantrag

Sollte von vornherein ein längerer als 24 Monate andauernder Auslandseinsatz geplant sein, kann der Geschäftsführer einen Ausnahmeantrag stellen, um in der Sozialversicherung des Heimatstaates bleiben zu können. Der Antrag ist in dem Staat zu stellen, dessen Rechtsvorschriften gelten sollen und wird für max. fünf Jahre genehmigt. Zuständig hierfür ist das Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz.

Sozialversicherung im Verhältnis zu Drittstaaten

Bei Tätigkeiten außerhalb der EU/EWR/Schweiz ist zu prüfen, ob ein Sozialversicherungsabkommen besteht.

• Mit Abkommen: Es ist im Abkommen u.a. geregelt, in welchem Land Beitragspflichten zu leisten sind und darüber hinaus wie mit im Ausland angesammelten Pensionszeiten umzugehen ist.
• Ohne Abkommen: Es besteht das Risiko, dass es zu einer Belastung mit Sozialversicherungsbeiträgen in beiden Tätigkeitsstaaten gleichzeitig kommt.

Fazit

Die grenzüberschreitende Beschäftigung von Geschäftsführern erfordert eine sorgfältige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Planung. Art der Beschäftigung, Aufenthaltsdauer und Beteiligungsverhältnisse beeinflussen den Ort der Steuerpflicht maßgeblich.

Unzureichende Planung kann zu unerwarteten Steuerbelastungen, Betriebsstättenrisiken oder zur gleichzeitigen Vorschreibung von Sozialversicherungsbeiträgen in zwei Ländern führen.
Wer sich frühzeitig mit diesen Aspekten auseinandersetzt, kann spätere unangenehme Überraschungen vermeiden.

Ihre ARTUS-Berater:innen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite (info@artus.at).