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Weiterverrechnung von (Selbst-)Kosten, Auslagen, Spesen und Gebühren in der Umsatzsteuer

Rechnungswesen, Umsatzsteuer
date icon 04. Juli 2024

In der Praxis findet häufig eine Weiterverrechnung von diversen Kosten bzw. Selbstkosten, Auslagen Spesen, Gebühren etc. von Unternehmer:innen an deren Kunden statt. Dies betrifft zB folgende weiterverrechnete (Selbst-)Kosten:

  • Reisekosten (zB Flug-, Hotelkosten bzw. Kilometergelder, KfZ-Kosten)
  • Telefon- und Internetkosten
  • Portokosten
  • Versicherungskosten
  • Gebühren von Behörden und Gerichten
  • Orts- und Kurtaxen
  • Weiterverrechnete Zölle und Einfuhrumsatzsteuer von Spediteuren

Häufig sind Unternehmer:innen dabei mit der Frage konfrontiert, ob die Weiterverrechnung mit Umsatzsteuer oder ohne Umsatzsteuer zu erfolgen hat. Dieser Blog-Beitrag soll einen Überblick zu diesem Thema bieten.

Leistungstausch (Leistung und Gegenleistung)

Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich Vorgänge bzw. Umsätze, deren Basis ein Leistungstausch ist (d.h. Vorliegen von Leistung und Gegenleistung).

Bei der Weiterverrechnung von Kosten handelt es sich idR um Ausgaben, welche der Unternehmer zunächst im eigenen Namen bezogen hat und welche er daraufhin im Rahmen einer Leistungsvereinbarung dem Kunden in eigenem Namen in Rechnung stellt. Es findet hierbei ein Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmer und dem Kunden statt. Die weiterverrechneten Ausgaben stellen dabei idR eine Nebenleistung (zB Portokosten) zur eigentlichen Hauptleistung des Unternehmers (zB Lieferung eines Fahrrades) dar.

Unerheblich ist, ob der Unternehmer lediglich einen Auslagenersatz in Höhe seiner Selbst­kosten verrechnet, ob er einen Gewinnaufschlag vornimmt oder lediglich ein Kostenbeitrag zu leisten ist.

Durchlaufende Posten

Eine Weiterverrechnung von (Selbst-)Kosten, Auslagen, Gebühren etc. kann umsatzsteuerfrei grundsätzlich nur dann erfolgen, wenn es sich um sog „durchlaufende Posten“ handelt.

  • Als durchlaufende Posten werden jene Gelder bezeichnet, die nach außen hin erkennbar in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere („Dritte“) vereinnahmt und verausgabt werden.
  • Der Zahlende (Kunde) muss wissen, dass der Unternehmer die Beträge nicht für sich, sondern für einen Dritten vereinnahmt oder verausgabt.
  • Der Unternehmer darf selbst nicht in die umsatzsteuerliche Leistungsbeziehung eingebunden sein und der Leistungsaustausch findet zwischen dem Zahlenden und dem Dritten statt. Dh es muss eine unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen dem Zahlenden (Kunden) und dem Dritten, für den der Unternehmer die Gelder bloß vereinnahmt, bestehen.
  • Ein Leistungsaustausch liegt ausdrücklich auch dann vor, wenn der Unternehmer lediglich ein Entgelt in Höhe seiner Selbstkosten verrechnet, oder der Kunde nur einen Kostenbeitrag leistet.

Durchlaufende Posten müssen auf einer Rechnung grundsätzlich nicht angeführt werden. Sofern durchlaufende Posten dennoch auf einer Rechnung angeführt werden, dann darf dies nur getrennt vom eigenen Entgelt erfolgen, d.h. es muss erkennbar sein in welchen Bereichen der Unternehmer eine eigene Leistung erbracht hat und in welchen er Beträge nur in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt hat. Werden stattdessen Entgelt und durchlaufende Posten in einer Summe angegeben und von dieser Summe die Umsatzsteuer berechnet, so schuldet der Unternehmer die Umsatzsteuer „Kraft Rechnungslegung“.

Beispiele

Sachverhalte bei denen umsatzsteuerlich idR durchlaufende Posten vorliegen:

  • Orts- oder Kurtaxen
  • Von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren
  • Weiterverrechnete Zölle oder Einfuhrumsatzsteuer eines Spediteurs
  • Rezeptgebühren
  • Begutachtungsplakette gem. § 57a KFG

Sachverhalte bei denen umsatzsteuerlich idR keine durchlaufenden Posten vorliegen:

  • Weiterverrechnete Portokosten, Frachtspesen
  • Kilometergelder, KfZ-Kosten
  • Hotelkosten, Flugkosten
  • Telefongebühren
  • Betriebskosten in der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken

Umsatzsteuersatz

Liegen durchlaufende Posten vor, erfolgt die Weiterverrechnung umsatzsteuerfrei, d.h. netto (siehe näher oben). Hat die Weiterverrechnung hingegen mit Umsatzsteuer zu erfolgen, so ist hinsichtlich des Umsatzsteuersatzes wie folgt zu beachten:

  • Der Umsatzsteuersatz bestimmt sich nach der Hauptleistung des Unternehmers. Dies grundsätzlich unabhängig davon, ob die ursprünglichen Kosten die der Unternehmer zunächst selbst getragen hat an diesen zu einem geringeren Steuersatz verrechnet wurden (zB Hotelkosten) oder steuerfrei waren (zB Versicherungsprämien).
  • Unterliegt daher die Hauptleistung zB dem Normalsteuersatz in der Umsatzsteuer von 20%, so unterliegen auch die weiterverrechneten Kosten einem Umsatzsteuersatz von 20%.

Beispiel

Folgendes stark vereinfachte Beispiel soll die obenstehenden Aussagen zusammenfassen:

A ist Unternehmensberaterin. Sie unterliegt nicht der Kleinunternehmerbefreiung. Sie erbringt Beratungsleistungen an ihren Kunden B, einen Unternehmer aus Österreich. Zusätzlich zu ihren Beratungsleistungen verrechnet sie ihrem Kunden B als (Selbst-)Kosten Kilometergeld, Hotelkosten sowie Spesen (Restaurantrechnungen) weiter. Lösung: Die weiterverrechneten Kosten stellen eine Nebenleistung zur Hauptleistung von A (Unternehmensberatung) dar. Die Nebenleistungen sind wie auch die Hauptleistung mit Umsatzsteuer an B zu verrechnen.

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Wolfgang Dibiasi
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